Your Invoices and Account Statements Reach Customers on WhatsApp — Automatically
In Saudi Arabia, business happens on WhatsApp. SAIF ERP is accounting software connected to WhatsApp: every invoice you issue, every payment you receive and every change in a customer's or supplier's balance reaches them as a WhatsApp message the same moment. And you approve expenses and purchase requests from your phone with a single reply.
Why WhatsApp changes the way you run your business
Customers always know their balance
No more "how much do I owe?" calls and no disputes. The statement reaches them automatically after every transaction.
Faster collection
The invoice arrives right after the sale with the balance and payment details, so it gets paid sooner.
You stay in control from your phone
Expenses and purchases need your WhatsApp approval before they are recorded. Nothing is spent without you knowing.
What SAIF ERP sends on WhatsApp automatically
- The tax invoice (PDF with QR code) the moment it is issued
- The receipt voucher when a payment is received
- The customer statement after every transaction or on a schedule (daily / weekly / monthly)
- The supplier balance update after every purchase or payment
- Expense and purchase approval requests to the business owner
- Alerts: low stock, overdue invoices, daily cash in hand
- End-of-day report: sales, receipts, expenses, cash and bank balances
This is what your customer receives
How the connection works
We use the official WhatsApp Business API. Your business number is connected and messages go out in your name, from your number, in line with WhatsApp's policies. We never use unofficial numbers or tools.
Full control: nothing happens without you knowing
Every financial transaction in SAIF ERP follows an approval chain: staff enter it, you approve it on WhatsApp, the system records it. Real-time reconciliation between cash, bank and the system means any difference shows up the same day — not at month end.
WhatsApp Automationأتمتة واتساب
See how our ERP works through WhatsAppشاهد كيف يعمل نظامنا عبر واتساب
Two sides of one system. The owner sees, approves and decides. The staff do the daily work in real time. Everything happens on WhatsApp and is posted in the ERP the same second.وجهان لنظام واحد. المالك يطّلع ويعتمد ويقرر. والموظفون ينجزون العمل اليومي لحظة بلحظة. كل ذلك على واتساب ويُرحّل في النظام في نفس الثانية.
The owner sees, approves and decidesالمالك يطّلع ويعتمد ويقرر
Only important decisions reach you — on WhatsApp and in your owner portal in the system. Approve in either place and both stay in sync.القرارات المهمة فقط تصل إليك — على واتساب وفي بوابة المالك داخل النظام. اعتمد من أي مكان ويبقى الاثنان متطابقين.
What reaches the ownerما يصل إلى المالك
- Payments above the person's limitالمدفوعات التي تتجاوز حد الشخص
- Discounts and credit beyond limitsالخصومات والائتمان فوق الحدود
- Payroll release and the WPS fileصرف الرواتب وملف حماية الأجور
- Visa, iqama and government feesالتأشيرات والإقامات والرسوم الحكومية
- Purchase orders above budget limitsأوامر الشراء فوق حدود الميزانية
- Write-offs and new credit termsالشطب وشروط الائتمان الجديدة
What stays with the staffما يبقى عند الموظفين
- Routine vouchers within limitsالسندات الاعتيادية ضمن الحدود
- Postings and bank matchingالترحيل ومطابقة البنك
- Stock receipts, issues and countsاستلام وصرف وجرد المخزون
- Attendance, payslips and remindersالحضور وقسائم الرواتب والتذكيرات
Owner portal — in the systemبوابة المالك — داخل النظام
The same decisions wait in your dashboard. Approve here or on WhatsApp — both update instantly.نفس القرارات تنتظرك في لوحتك. اعتمد هنا أو على واتساب — يتحدّث الاثنان فوراً.
Try the WhatsApp automation yourselfجرّب أتمتة واتساب بنفسك
Tap a button or type a word — report, approve, invoice, stock, payroll, VAT, backup — and Saif ERP answers like it does for our clients. In Arabic or English.اضغط زراً أو اكتب كلمة — تقرير، اعتماد، فاتورة، مخزون، رواتب، ضريبة، نسخ احتياطي — ويرد سيف ERP كما يرد على عملائنا. بالعربية أو الإنجليزية.
- Only your registered numbers can talk to the systemأرقامك المسجلة فقط يمكنها التواصل مع النظام
- Every command checked against the person's rights and limitsكل أمر يُتحقق منه حسب صلاحيات الشخص وحدوده
- Data encrypted and hosted inside the Kingdomبيانات مشفرة ومستضافة داخل المملكة
- Automatic daily backup, restore any dayنسخ احتياطي يومي تلقائي، واسترجاع أي يوم
This is a demo with sample data. On your system the same chat runs on your own WhatsApp Business number.هذه تجربة ببيانات نموذجية. في نظامك تعمل نفس المحادثة على رقم واتساب للأعمال الخاص بك.
One day of an owner on Saif ERPيوم واحد في حياة مالك يستخدم سيف ERP
No login, no laptop. The business reports to the owner; the owner replies with a number.بلا تسجيل دخول ولا حاسوب. الشركة ترفع التقارير للمالك، والمالك يردّ برقم.
Yesterday's dashboard arrives: sales, collections, bank balances, top 5 debtors, stock alerts.تصل لوحة الأمس: المبيعات، التحصيلات، أرصدة البنوك، أكبر 5 مدينين، تنبيهات المخزون.
Purchase manager raises a PO above his limit. Owner replies 1. PO goes to supplier on WhatsApp with letterhead.مدير المشتريات يرفع أمر شراء فوق حدّه. المالك يرد بـ 1. يصل الأمر للمورد على واتساب بالترويسة.
Customer pays. Receipt voucher, ZATCA invoice and updated ledger reach the customer automatically.العميل يدفع. سند القبض وفاتورة الهيئة وكشف الحساب المحدّث تصل للعميل تلقائياً.
Storekeeper counts 12 items the system chose today; two differences are flagged to the owner.أمين المستودع يجرد 12 صنفاً اختارها النظام اليوم؛ فرقان يُرفعان للمالك.
Managers receive their pending-work list: unposted GRNs, unsent invoices, LC documents due, expiring iqamas.يستلم المدراء قائمة أعمالهم المعلقة: إيصالات غير مرحّلة، فواتير غير مرسلة، مستندات اعتماد مستحقة، إقامات تنتهي.
Daily report to the owner and encrypted backup to two locations. Day closed.التقرير اليومي للمالك ونسخة احتياطية مشفّرة في موقعين. أُغلق اليوم.
Staff work in real time on the WhatsApp portalالموظفون يعملون لحظة بلحظة عبر بوابة واتساب
Every voucher, posting, bank reconciliation, payroll, stock movement, WPS file and iqama case is created and processed by staff through WhatsApp. Tap any task to watch it from creation to approval to ledger.كل سند وترحيل وتسوية بنكية ورواتب وحركة مخزون وملف حماية أجور وملف إقامة يُنشئه الموظفون ويعالجونه عبر واتساب. اضغط أي مهمة لتشاهدها من الإنشاء إلى الاعتماد إلى الدفتر.
Every voucher on WhatsApp — from creation to approval to ledgerكل السندات على واتساب — من الإنشاء إلى الاعتماد إلى الدفتر
Staff create vouchers by voice note, text or photo. Head office approves with one reply. The final PDF goes out and the ledger is posted — nobody re-types anything. Pick a flow and press Play.ينشئ الموظفون السندات برسالة صوتية أو نصية أو صورة. ويعتمد المكتب الرئيسي برد واحد. ثم يُرسل PDF النهائي ويُرحّل القيد — دون إعادة إدخال أي شيء. اختر مساراً واضغط تشغيل.
A real-world example
A wholesale trading business in Dammam with 400 customers: before SAIF ERP, the collector spent the whole day on the phone. After connecting WhatsApp, every customer receives a weekly statement automatically, and overdue receivables fell noticeably within the first two months.